🩺 Terminmanagement in der Arztpraxis – In 4 Schritten zum Erfolg

🔑 Der Schlüssel zu einem entspannten Praxisalltag

Ein gutes Terminmanagement ist das Fundament für eine funktionierende Arztpraxis. Es sorgt für:

✅ Kürzere Wartezeiten für Patienten

✅ Entspannteres Arbeiten für das Team

✅ Einen planbaren Feierabend für alle Beteiligten

Doch viele Praxen kämpfen mit genau diesem Thema – und das hat Gründe, die sich in den letzten Jahren deutlich verschärft haben.

😰 Wenn der Praxisalltag zur Dauerbaustelle wird

Ein typischer Morgen in der Praxis:

Das Wartezimmer ist voll, das Telefon klingelt ununterbrochen, Notfälle häufen sich, das EKG-Zimmer ist doppelt belegt – und der Paketbote bringt die Wochenlieferung mitten ins Chaos.

📌 Die Folgen:

• Gestresste Mitarbeiter

• Unzufriedene Patienten

• Hohe Fluktuation und Krankenstand

• Ein Arbeitsklima, das auf Dauer krank macht

⏳ Warum fehlt die Zeit in der Praxis?

Die Ursachen sind vielfältig:

• 🧑‍⚕️ Fachkräftemangel – weniger MFA, Abwanderung in Kliniken

• 🕒 Arbeitszeitreduktion – viele Ärzte reduzieren ihre Stunden.

• 📋 Verwaltungsaufwand – mehr Bürokratie, Koordination, Dokumentation

• 💻 Digitalisierungsdruck – neue Systeme brauchen Zeit und Schulung.

✅ Schritt 1: Die Situation analysieren

Beginnen Sie mit einem ehrlichen Blick auf Ihren Praxisalltag – wie ein externer Berater. Beobachten Sie über mehrere Tage hinweg, was gut läuft und wo es hakt.

📌 Was Sie erfassen können:

• Ankunftszeit, Terminzeit, Verweildauer

• Arztkontakt, Wartezeiten, No-Shows

• Zeitüberschreitungen bei Untersuchungen

• Spontane Notfalltermine

🎯 Ziel: Schwachstellen erkennen und gezielt verbessern

📐 Schritt 2: Regeln definieren – mit Augenmaß

Strukturen schaffen, ohne starr zu sein:

• Sprechstundenarten festlegen (offen, halboffen, nur mit Termin)

• Rückrufzeiten definieren

• Terminkategorien nach Krankheitsbild und Dringlichkeit

• Pufferzeiten einplanen – und nicht zweckentfremden

📌 Patientenkategorien helfen bei der Planung:

• Neupatient, chronisch krank, Rezeptabholung, Sprachbarriere etc.

• Farbliche Markierung oder Kürzel zur besseren Übersicht

📌 Digitale Helfer nutzen:

• Online-Terminbuchung mit Erinnerungsfunktion

• KI-Telefonassistent für Rezeptbestellungen

• Cloud-Systeme zur Entlastung am Telefon

🛋️ Schritt 3: Wartezeiten menschlich gestalten

Wartezeit ist Lebenszeit – machen Sie das Beste daraus:

• Helles, freundliches Wartezimmer mit Musik und Getränken

• Kostenfreies WLAN und Warte-App für Mobilität

• Patientenbefragungen für Feedback und Wertschätzung

🕵️ Schritt 4: Zeitfresser erkennen – und eliminieren

Zeitdiebe schleichen sich oft dort ein, wo wir sie am wenigsten vermuten. Doch genau hier liegt großes Potenzial.

📌 Was Sie tun können:

• Aufgaben klar verteilen – wer macht was

• Prioritäten setzen – strukturierte Zeitfenster schaffen

• Störzonen definieren – Fokus schützen

• Teamzusammenhalt stärken – Abläufe regelmäßig reflektieren

• Vorbild sein – Pünktlichkeit und Struktur leben

• Delegieren lernen – Vertrauen ins Team stärken

• Theken-Tourismus vermeiden – interne Chatfunktion nutzen

• Spontane Einschübe vermeiden – konsequent bei Terminstruktur bleiben

🧭 Das Wichtigste in Kürze – Ihr Fahrplan

1️⃣ Analyse starten

Erfassen Sie über mehrere Tage die Verweildauer Ihrer Patienten – von der Ankunft bis zum Verlassen der Praxis.

2️⃣ Regeln definieren

Nutzen Sie die Erkenntnisse aus der Analyse, um klare Strukturen für Ihr Terminmanagement zu schaffen.

3️⃣ Atmosphäre gestalten

Wartezeit ist Lebenszeit. Sorgen Sie für eine Umgebung, in der sich Ihre Patienten wohlfühlen – auch außerhalb des Wartezimmers.

4️⃣ Zeitdiebe entlarven

Hinterfragen Sie Routinen, optimieren Sie Abläufe und nutzen Sie digitale Helfer, um wertvolle Minuten zurückzugewinnen.

🎁 Ihr nächster Schritt

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